Erste Schritte mit Zentrana

Den Zugang richten Sie auf einem von zwei Wegen ein: selbst über „Registrieren“ oder gemeinsam mit uns über „Kontakt“.

Über „Registrieren“ legen Sie mit Ihrer geschäftlichen E-Mail Adresse und einem Passwort ein Konto an. Sie erhalten per E-Mail einen Link zur Bestätigung, der 48 Stunden gilt.

Auf der Bestätigungsseite melden Sie sich mit diesem Passwort an. Unter „Zentrana einrichten“ wählen Sie Module, Personenzahl und Laufzeit und tragen Ihren Betrieb ein. Was Sie auf der Preisseite gewählt haben, ist dort schon vorausgewählt.

Zum Schluss nehmen Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung an und wählen „Zahlungspflichtig bestellen“. Zentrana legt Ihre Firma an, Sie erhalten die Rolle Firmenadmin.

Über „Kontakt“ schreiben Sie uns, rufen an oder nutzen das Formular. Wir antworten in der Regel innerhalb eines Werktags und legen den Zugang für Sie an.

Sie erhalten dann eine Einladung per E-Mail. Das Einmalpasswort gibt Zentrana Ihnen getrennt davon. Es gilt 24 Stunden, beim ersten Anmelden legen Sie ein eigenes Passwort fest.

Ihr Passwort hat 8 bis 72 Zeichen, darunter mindestens eine Zahl und ein Sonderzeichen. Einfache Folgen wie 123456, der Name der Software und Ihre E-Mail Adresse sind nicht erlaubt. Das neue Passwort darf nicht das Einmalpasswort sein.

Unter Konto › Sicherheit richten Sie zusätzlich Zwei-Faktor per App oder per E-Mail ein. Das Konto erreichen Sie über Ihre Initialen in der Systemleiste.

Nach dem ersten Anmelden startet die Einführungstour. Zeno, Ihr Assistent, zeigt Ihnen die Systemleiste, Ihre Module, die Suche, die Benachrichtigungen und das Dashboard.

Sie können die Tour jederzeit beenden. Neu starten Sie sie über das Menü hinter Ihren Initialen mit „Einführung starten“.

Öffnen Sie ein Modul zum ersten Mal, erklärt Zeno dort das Wichtigste.

Am Ende der Tour folgt die Ersteinrichtung. Sie sehen sie, solange Ihre Firma nicht eingerichtet ist und Sie firmenweit Gruppen anlegen und Rechte bearbeiten dürfen. Als Firmenadmin dürfen Sie das.

Sie wählen zwischen Vorlage und Selbsteinrichtung. Die Vorlage legt fünf Bereiche an: IT-Administrator, Geschäftsführung, Personalstelle, Teamleiter und Mitarbeiter. Dazu kommt je eine gleichnamige Rolle mit Standardrechten.

Bei der Selbsteinrichtung legen Sie Bereiche, Rollen und Mitarbeiter selbst an. Die Tour zeigt Ihnen, wo das geht.

Ihre Firma finden Sie im Modul Firmenstruktur unter Organigramm. Mit „Gruppe anlegen“ bilden Sie Bereiche wie Geschäftsführung, Montage oder Büro. Der Firmenbaum dient der Übersicht und vergibt keine Rechte.

Mit „Person anlegen“ tragen Sie Ihre Mitarbeiter ein und ordnen sie einer Gruppe zu. Eine längere Liste übernehmen Sie mit „Importieren“.

Soll sich eine Person anmelden, wählen Sie bei ihr „Zugang anlegen“. Lassen Sie das Feld Passwort leer, zeigt Zentrana Ihnen ein Einmalpasswort. Geben Sie es sicher an die Person weiter.

Das Einmalpasswort gilt 24 Stunden. Beim ersten Anmelden legt die Person ein eigenes Passwort fest. Die Zahl der Zugänge kann durch Ihren Vertrag begrenzt sein.

Rollen legen fest, wer was sehen und bearbeiten darf. Die Rechte hängen an den Rollen, nicht am Firmenbaum.

Jede Person hat die Grundrolle „Alle“. Sie erlaubt unter anderem Stempeln, Urlaub beantragen und den Zeitnachweis sehen.

Weitere Rollen vergeben Sie im Organigramm mit „Rolle zuweisen“. Dabei wählen Sie den Geltungsbereich, zum Beispiel diese Gruppe oder die ganze Firma.

Mitgeliefert sind unter anderem Firmenadmin, IT-Administrator, Abteilungsleiter, Betriebsrat und Buchhaltung. Eigene Rollen legen Sie unter Rollen mit „Rolle anlegen“ an.

Geben Sie mindestens einer weiteren Person eine Rolle. Dann hängt nicht alles an einem Zugang.

Zentrana schaltet die Module frei, die Ihre Firma gebucht hat. Die Übersicht Ihrer Module öffnen Sie über die Systemleiste.

Welche Module gebucht sind, steht unter Firmenstruktur › Vertrag. Diese Seite sieht, wer das Recht für den Vertrag der Firma hat.

Auf derselben Seite nehmen Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung an. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nennen wir kurz AVV.

Liegt eine Anfrage vor, wählen Sie in der Karte „Vertragstexte“ den Button „Annehmen“. Sie nehmen beide Texte gemeinsam an.

Haben Sie selbst bestellt, haben Sie beide Texte schon bei der Bestellung angenommen.

Ist die Annahme Pflicht, führt Zentrana Personen mit diesem Recht nach dem Anmelden zuerst auf diese Seite.

Jede Annahme steht danach in der Karte „Nachweise“, mit Fassung, Person und Weg.

Ist die Zeiterfassung gebucht, ist die Stempeluhr zunächst ausgeschaltet. Schalten Sie unter Firmenstruktur › Einstellungen die Einstellung „Stempelfunktion aktiv“ ein.

Danach buchen Ihre Leute in der Zeiterfassung unter Stempeluhr ihr Kommen, ihre Pausen und ihr Gehen.

Die Karte „Heute“ zeigt die Buchungen des Tages und den Saldo. Die Karte „Diese Woche“ zeigt die Stunden der laufenden Woche.

Wer das Recht dazu hat, hinterlegt unter Arbeitszeit die Arbeitszeitmodelle Ihrer Leute.

Fehlt eine Buchung oder stimmt eine Zeit nicht, stellt die Person unter Zeitkonto › Korrekturen einen Antrag. Darüber entscheidet, wer Zeiten freigeben darf, zum Beispiel die Abteilungsleitung.

Dieser Schritt ist geschafft, sobald in Ihrer Firma an fünf Tagen gestempelt ist.

Nach rund zwei Wochen sprechen wir mit Ihnen über den Start. Wir klären offene Fragen und sehen, welche Schritte noch fehlen.

Fragen stellen Sie über „Kontakt“: per E-Mail an info@zentrana.de, per Telefon oder über das Formular. Wir antworten in der Regel innerhalb eines Werktags. Die Tastenkürzel finden Sie im Menü hinter Ihren Initialen.

Geben Sie Ihr Passwort nie weiter, auch nicht an uns. Muss jemand von Zentrana in Ihre Daten sehen, nutzt er die Supportansicht.

Die Supportansicht öffnet nur, wer bei Zentrana das Recht dazu hat. Sie erlaubt nur Lesen. Speichern und Löschen sind gesperrt.

Jede Sitzung endet nach 30 Minuten von selbst. Für den Start braucht Zentrana einen Grund.

Jeder Zugriff steht im Protokoll Ihrer Firma. Personen mit Zugriff auf das Protokoll sehen ihn auf dem Dashboard unter „Zuletzt passiert“ als Support-Login.

Bei beendeten Verträgen ist die Supportansicht gesperrt.