Arbeitszeiterfassung: Was heute gilt und was geplant ist
Quellen geprüft am 01.10.2026
Kurz gesagt
Arbeitgeber müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer erfassen.[1] Das Bundesarbeitsgericht hat diese Pflicht am 13. September 2022 aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz abgeleitet.[1][2] Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz bisher nicht vor, je nach Tätigkeit und Betrieb genügt auch Papier.[1][4] Für Minijobs und einige Branchen gilt zusätzlich die Aufzeichnungspflicht des Mindestlohngesetzes.[5][6] Eine elektronische Pflicht ist angekündigt, beschlossen ist sie mit Stand 1. Oktober 2026 nicht.[3][4]
Inhalt
Kernaussagen
- Arbeitgeber müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen. Eine Ausnahme für kleine Betriebe nennt das Gericht nicht.[1]
- Die Form ist frei: Je nach Tätigkeit und Betrieb genügt Papier, und Beschäftigte dürfen selbst aufzeichnen.[1][4]
- Arbeitszeit über acht Stunden am Werktag müssen Sie schon nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz aufzeichnen.[3]
- Für Minijobs und die Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz gilt zusätzlich § 17 Mindestlohngesetz.[5][6]
- Eine Pflicht zur elektronischen Erfassung ist angekündigt, mit Stand 1. Oktober 2026 aber nicht beschlossen.[3][4]
Für wen das gilt
Betroffen
- Arbeitgeber für ihre Arbeitnehmer[1]
- Kommunen als Arbeitgeber, denn das Arbeitsschutzgesetz gilt in allen Tätigkeitsbereichen, auch in den Dienststellen der Gemeinden[2]
- Zusätzlich nach § 17 Mindestlohngesetz: Minijobs und alle Beschäftigten in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz[5][6]
Nicht betroffen
- Arbeitnehmer, für die der Gesetzgeber nach Art. 17 Abs. 1 der Arbeitszeitrichtlinie eine abweichende Regelung getroffen hat[1]
- Nur von § 17 Mindestlohngesetz ausgenommen: Minijobs in Privathaushalten[5]
- Nur von § 17 Mindestlohngesetz ausgenommen: Beschäftigte mit einem verstetigten Monatsentgelt über 4.461 Euro brutto sowie mitarbeitende Ehegatten, Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers[7]
Was das Bundesarbeitsgericht entschieden hat
Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden: Arbeitgeber müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer erfassen.[1] Die Pflicht folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz.[1]
Diese Vorschrift verlangt vom Arbeitgeber, für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen.[2] Dazu gehört nach dem Gericht ein System, das Beginn, Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst.[1]
Das Gericht stützt sich auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019.[1][9] Danach muss das System objektiv, verlässlich und zugänglich sein.[9]
Ein Initiativrecht, die Erfassung einzuführen, hat ein Betriebsrat nicht, weil der Arbeitgeber schon kraft Gesetzes dazu verpflichtet ist.[1] Bei der Ausgestaltung des Systems steht ihm nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 Betriebsverfassungsgesetz ein Initiativrecht zu.[1][8] Auf eine elektronische Erfassung beschränken kann er dieses Recht nicht.[1]
Für Verwaltungen und Betriebe der Gemeinden gilt das Betriebsverfassungsgesetz nicht.[8] Klären Sie die Beteiligung dort mit Ihrer Personalvertretung.
Welche Form genügt
Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz bisher nicht vor.[3][4] Die Erfassung muss nach dem Bundesarbeitsgericht nicht ausnahmslos elektronisch erfolgen, je nach Tätigkeit und Unternehmen genügt Papier.[1]
Bei der Wahl der Form zählen die Tätigkeit der Beschäftigten und die Eigenheiten des Betriebs, vor allem seine Größe.[1] Sicherheit und Gesundheitsschutz dürfen dabei nicht hinter rein wirtschaftliche Überlegungen zurücktreten.[1]
Sie dürfen die Aufzeichnung an die Beschäftigten delegieren.[1] Für die Einhaltung der Vorgaben des Arbeitsschutzes bleiben Sie als Arbeitgeber verantwortlich.[4]
Vertrauensarbeitszeit bleibt nach Auffassung des Bundesarbeitsministeriums möglich, wenn Sie diese Vorgaben beachten.[4]
Was zusätzlich gilt: Überstunden und Minijobs
Unabhängig vom Beschluss gilt § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz: Arbeitszeit, die über acht Stunden am Werktag hinausgeht, müssen Sie aufzeichnen.[3] Dazu kommt ein Verzeichnis der Arbeitnehmer, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit nach § 7 Abs. 7 eingewilligt haben.[3]
Die Nachweise bewahren Sie mindestens zwei Jahre auf.[3] Wer Aufzeichnungen nicht oder nicht richtig erstellt oder nicht lange genug aufbewahrt, riskiert eine Geldbuße bis zu 30.000 Euro.[3]
Für Minijobs nach § 8 Abs. 1 Viertes Buch Sozialgesetzbuch und für alle Beschäftigten in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz gilt § 17 Mindestlohngesetz.[5][6]
Zu diesen Branchen gehören unter anderem Bau, Gastronomie und Beherbergung, Personenbeförderung, Spedition und Logistik, Gebäudereinigung, Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe.[6]
Festzuhalten sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag.[5] Die Aufzeichnungen bewahren Sie mindestens zwei Jahre auf.[5]
Minijobs in Privathaushalten sind davon ausgenommen.[5] Ausnahmen gelten auch bei einem verstetigten Monatsentgelt über 4.461 Euro brutto.[7] Für mitarbeitende Ehegatten, Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers entfällt die Pflicht ebenfalls.[7] Unterlagen, die diese Voraussetzungen belegen, müssen Sie dann bereithalten.[7]
Für Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht nach § 17 sieht das Gesetz eine Geldbuße bis zu 50.000 Euro vor.[5]
Was geplant ist
Die Bundesregierung hat im Koalitionsvertrag vereinbart, die Erfassung als elektronische Aufzeichnungspflicht im Arbeitszeitgesetz zu regeln.[4]
Beschlossen ist das mit Stand 1. Oktober 2026 nicht.[3] Die letzte Änderung des Arbeitszeitgesetzes stammt aus einem Gesetz vom 23. Oktober 2024, eine solche Pflicht enthält es nicht.[3]
Bis zu einer gesetzlichen Regelung gilt die Erfassungspflicht ohne Formvorgabe.[1][4]
Rechtsgrundlage
- Arbeitsschutzgesetz, § 3 Abs. 2 Nr. 1 zuletzt geändert durch Gesetz vom 22. Dezember 2025 gesetze-im-internet.de
- Arbeitszeitgesetz, § 16 Abs. 2, § 22 zuletzt geändert durch Gesetz vom 23. Oktober 2024 gesetze-im-internet.de
- Mindestlohngesetz, § 17 Abs. 1, § 21 zuletzt geändert durch Gesetz vom 12. Mai 2026 gesetze-im-internet.de
- Bundesarbeitsgericht, 1 ABR 22/21 Beschluss vom 13. September 2022 bundesarbeitsgericht.de
Was Sie jetzt tun müssen
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Erfassen Sie Beginn und Ende der Arbeitszeit aller Arbeitnehmer. Das gilt auch dann, wenn Sie bisher nur Überstunden notieren.[1][3]
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Wählen Sie eine Form, die zu Tätigkeit und Betrieb passt. Papier ist zulässig, das System muss aber objektiv, verlässlich und zugänglich sein.[1][9]
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Legen Sie fest, wer aufzeichnet. Wenn Beschäftigte selbst aufzeichnen, bleiben Sie für die Vorgaben des Arbeitsschutzes verantwortlich.[1][4]
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Prüfen Sie Minijobs und Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz gesondert. Dort gilt die Frist bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag.[5][6]
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Bewahren Sie die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre auf. Für Überstunden und für Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz schreibt das Gesetz diese Frist vor.[3][5]
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Beziehen Sie einen Betriebsrat bei der Ausgestaltung ein. Er hat dabei ein Initiativrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 Betriebsverfassungsgesetz.[1][8]
Häufige Fragen
Nach Auffassung des Bundesarbeitsministeriums ja, wenn der Arbeitgeber die Vorgaben zur Erfassung beachtet.[4]
Nach dem Arbeitsschutzgesetz droht eine Geldbuße bis zu 30.000 Euro, wenn Sie einer vollziehbaren Anordnung der Aufsichtsbehörde zuwiderhandeln.[2] Für fehlende Aufzeichnungen von Überstunden sieht das Arbeitszeitgesetz bis zu 30.000 Euro vor, das Mindestlohngesetz für seine Aufzeichnungen bis zu 50.000 Euro.[3][5]
In Zentrana
Die Zeiterfassung hält Beginn, Ende und Pausen jeder Schicht fest. Beschäftigte beantragen Korrekturen, eine berechtigte Person entscheidet darüber. Korrekturen bleiben mit altem Stand, neuem Stand und Grund nachvollziehbar.
Zeiterfassung ansehenQuellen
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[1]
Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21 Leitsätze 1 und 2, Rn. 19, 60, 63 und 65
-
[2]
Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) § 1 Abs. 1 Satz 2, § 2 Abs. 5, § 3 Abs. 2 Nr. 1, § 22 Abs. 3, § 25
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[3]
Arbeitszeitgesetz (ArbZG) § 3 Satz 1, § 16 Abs. 2, § 22 Abs. 1 Nr. 9 und Abs. 2
-
[4]
Bundesministerium für Arbeit und Soziales, Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung Stand 8. August 2025
-
[5]
Mindestlohngesetz (MiLoG) § 17 Abs. 1, § 21 Abs. 1 Nr. 8 und Abs. 3
-
[6]
Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) § 2a Abs. 1
-
[7]
Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV) § 1 Abs. 1 bis 3
-
[8]
Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) § 87 Abs. 1 Nr. 7, § 130
-
[9]
Europäischer Gerichtshof, Urteil vom 14. Mai 2019, C-55/18 Rn. 60 und Tenor
Quellen geprüft am 01.10.2026.