E-Rechnung 2027: Wer jetzt umstellen muss
Quellen geprüft am 01.10.2026
Kurz gesagt
Liegt Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, gilt für Sie ab dem 1. Januar 2027 die Pflicht zur E-Rechnung an Unternehmen im Inland.[1][2] Liegt er darunter, dürfen Sie für Leistungen aus 2027 bis Ende 2027 noch Papier verwenden, ein PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.[2] Ab 2028 gilt diese Übergangsregel nicht mehr.[2] Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern bleiben dauerhaft ausgenommen.[4]
Inhalt
Kernaussagen
- Über 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026: ab 1. Januar 2027 Pflicht zur E-Rechnung an Unternehmen im Inland.[1][2]
- Bis 800.000 Euro: Für Leistungen aus 2027 sind Papierrechnungen bis Ende 2027 noch erlaubt.[2]
- Nach dem Wortlaut des Gesetzes müssen Papierrechnungen für Leistungen aus 2026 bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt sein.[2]
- Ein PDF ohne Datensatz ist keine E-Rechnung. Zulässig sind etwa XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.1 außer MINIMUM und BASIC-WL.[1][6]
- Dauerhaft ausgenommen: Kleinbeträge bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern.[4]
Für wen das gilt
Betroffen
Nicht betroffen
- Rechnungen an Privatpersonen und an Unternehmen im Ausland[1][6]
- Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 Umsatzsteuergesetz[1]
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern[4]
- Leistungen an juristische Personen, die nicht als Unternehmer handeln, etwa Kommunen außerhalb ihres unternehmerischen Bereichs[1][6]
Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.[1] Ein PDF ohne eingebetteten Datensatz, ein Bild oder eine Rechnung im Text einer E-Mail ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.[1][6]
Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.[1] Alternativ vereinbaren Sie mit dem Empfänger ein Format, aus dem sich die Pflichtangaben richtig und vollständig in ein Format nach dieser Norm übertragen lassen.[1]
Die Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen die Norm, ZUGFeRD aber nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.[6]
Wer ab 2027 ausstellen muss
Die Pflicht gilt für Leistungen an andere Unternehmen für deren Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind.[1] Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 Umsatzsteuergesetz sind ausgenommen.[1]
Für Leistungen aus 2025 und 2026 gilt eine Übergangsregel für alle.[2] Papierrechnungen sind bis zum 31. Dezember 2026 erlaubt, ein PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.[2]
Nach dem Wortlaut des Gesetzes muss eine Papierrechnung für eine Leistung aus 2026 bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt sein.[2]
Für Leistungen aus 2027 dürfen nur noch Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr bis Ende 2027 so verfahren.[2]
Der Gesamtumsatz ist die Summe Ihrer steuerbaren Umsätze nach vereinnahmten Entgelten.[3] Bestimmte steuerfreie Umsätze und Verkäufe von Anlagevermögen zählen nicht mit.[3]
Unabhängig vom Umsatz bleibt für Leistungen aus 2027 ein EDI-Verfahren erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt.[2] Das Format muss dann nicht der europäischen Norm entsprechen.[2]
Ab dem 1. Januar 2028 endet die Übergangsregel.[2] Dann bleiben nur die dauerhaften Ausnahmen.[4]
Was außer der E-Rechnung erlaubt ist
| Leistung | Wer | Erlaubt außer der E-Rechnung |
|---|---|---|
| 2025 und 2026, Rechnung bis 31. Dezember 2026 | Weralle Unternehmen | Erlaubt außer der E-RechnungPapier; ein anderes elektronisches Format wie PDF mit Zustimmung[2] |
| 2027, Rechnung bis 31. Dezember 2027 | WerGesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro | Erlaubt außer der E-RechnungPapier; ein anderes elektronisches Format wie PDF mit Zustimmung[2] |
| 2027, Rechnung bis 31. Dezember 2027 | Weralle Unternehmen | Erlaubt außer der E-RechnungEDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers[2] |
| ab 2028 | Weralle Unternehmen | Erlaubt außer der E-Rechnungkeine Übergangsregel mehr[2] |
| dauerhaft | WerKleinbeträge bis 250 Euro, Fahrausweise, Kleinunternehmer | Erlaubt außer der E-RechnungPapier; ein anderes elektronisches Format mit Zustimmung[4][6] |
Gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Stand 1. Oktober 2026.[1]
Dauerhafte Ausnahmen
Kommunen, Privatkunden und Ausland
Bezieht eine juristische Person die Leistung nicht als Unternehmer, etwa eine Kommune außerhalb ihres unternehmerischen Bereichs, dürfen Sie auf Papier abrechnen.[1][6]
Eine E-Rechnung oder ein PDF braucht dann ihre Zustimmung.[6] Andere Vorschriften wie die E-Rechnungsverordnung bleiben vorbehalten.[6]
Bezieht sie die Leistung für beide Bereiche, geht die Pflicht zur E-Rechnung vor.[6]
Für Rechnungen an Privatpersonen und an Unternehmen im Ausland gilt die Pflicht zur E-Rechnung nicht.[1][6]
Kann Ihr Kunde keine E-Rechnung empfangen oder lehnt er sie ab, hat er keinen Anspruch auf eine andere Rechnungsform.[6] Ihre umsatzsteuerlichen Pflichten gelten als erfüllt, wenn Sie eine E-Rechnung ausgestellt haben und Ihr Bemühen um die Übermittlung belegen können.[6] Dafür genügt etwa ein Sendeprotokoll.[6]
Aufbewahren
Rechtsgrundlage
- Umsatzsteuergesetz, § 14 Abs. 1 und 2 zuletzt geändert durch Gesetz vom 29. Juni 2026 gesetze-im-internet.de
- Umsatzsteuergesetz, § 27 Abs. 38 zuletzt geändert durch Gesetz vom 29. Juni 2026 gesetze-im-internet.de
- Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, §§ 33, 34 und 34a zuletzt geändert durch Verordnung vom 19. Dezember 2025 gesetze-im-internet.de
- Bundesministerium der Finanzen, Schreiben zur obligatorischen E-Rechnung vom 15. Oktober 2025 bundesfinanzministerium.de
Was Sie jetzt tun müssen
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Ermitteln Sie Ihren Gesamtumsatz 2026. Liegt er über 800.000 Euro, gilt ab dem 1. Januar 2027 für Rechnungen an Unternehmen im Inland die Pflicht zur E-Rechnung.[2][3]
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Trennen Sie Ihre Kunden nach Empfängern. Unternehmen im Inland bekommen E-Rechnungen, für Privatpersonen und Kunden im Ausland gilt die Pflicht nicht.[1][6]
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Wählen Sie ein Format nach der Norm EN 16931. Das sind etwa XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 außer MINIMUM und BASIC-WL.[6]
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Klären Sie mit Ihren Kunden den Übermittlungsweg. Möglich sind etwa E-Mail, ein Internetportal, EDI oder eine Schnittstelle.[6]
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Prüfen Sie Ihre E-Rechnungen mit einer Validierungsanwendung. Eine Datei mit Formatfehlern gilt nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung.[6]
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Übermitteln Sie Papierrechnungen für Leistungen aus 2026 noch vor dem Jahreswechsel. Nach dem Wortlaut greift die Übergangsregel für 2026 danach nicht mehr.[2]
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Archivieren Sie Ihre E-Rechnungen acht Jahre. Der strukturierte Teil muss dabei unverändert bleiben.[5][6]
Häufige Fragen
Ja. Die Regeln zur E-Rechnung gelten auch, wenn Ihr Kunde als Leistungsempfänger eine Gutschrift ausstellt.[6]
In Zentrana
Das Modul Rechnungen stellt Ausgangsrechnungen als XRechnung oder als ZUGFeRD im Profil EN 16931 aus. Bei ZUGFeRD steckt der Datensatz in der PDF-Datei.
Rechnungen ansehenQuellen
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[1]
Umsatzsteuergesetz (UStG) § 14 Abs. 1 Satz 2 bis 6, Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 und 2
-
[2]
Umsatzsteuergesetz (UStG) § 27 Abs. 38 Nr. 1 bis 3
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[3]
Umsatzsteuergesetz (UStG), § 19 Abs. 2 Begriff des Gesamtumsatzes
-
[4]
Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) § 33 Satz 4, § 34 Abs. 1 Satz 2, § 34a Satz 4
-
[5]
Umsatzsteuergesetz (UStG), § 14b Abs. 1 Aufbewahrung von Rechnungen
-
[6]
Bundesministerium der Finanzen, Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur obligatorischen E-Rechnung Rn. 17 und 22; Umsatzsteuer-Anwendungserlass Abschnitt 14.1 Abs. 2, 4 bis 8, 12 und 14 sowie Abschnitt 14b.1 Abs. 1 in der Fassung dieses Schreibens
Quellen geprüft am 01.10.2026.