E-Rechnungen empfangen: Was Unternehmen seit 2025 können müssen
Quellen geprüft am 01.10.2026
Kurz gesagt
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer.[3] Ein vorhandenes E-Mail-Postfach genügt, ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig.[3] Zustimmen müssen Sie einer E-Rechnung nicht.[1][3] Bewahren Sie jede Rechnung acht Jahre auf, bei E-Rechnungen zumindest den strukturierten Teil unverändert.[4][3]
Inhalt
Kernaussagen
- Unternehmen im Inland müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer.[3]
- Für den Empfang per E-Mail reicht ein vorhandenes Postfach.[3]
- Bei ZUGFeRD zählt der Datensatz: Weichen PDF und Daten ab, gehen die strukturierten Daten vor.[3]
- Papierrechnungen dürfen Sie in Übergangsfällen bis Ende 2027 noch bekommen, PDF-Rechnungen nur mit Ihrer Zustimmung.[2]
- Aufbewahren müssen Sie acht Jahre, bei E-Rechnungen zumindest den strukturierten Teil im Original.[4][3]
Für wen das gilt
Betroffen
Was die Empfangspflicht bedeutet
Seit dem 1. Januar 2025 dürfen andere Unternehmen im Inland Ihnen E-Rechnungen schicken, ohne vorher zu fragen.[1][3] Sie müssen deshalb die technischen Voraussetzungen für den Empfang schaffen.[3]
Das gilt auch für Kleinunternehmer.[3] Wer keine E-Rechnung empfangen kann oder sie ablehnt, hat keinen Anspruch auf eine Rechnung in anderer Form.[3]
Für den Empfang per E-Mail brauchen Sie kein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen.[3] Möglich sind auch ein Internetportal, EDI oder eine Schnittstelle.[3] Welchen Weg Sie nutzen, vereinbaren Sie mit dem Absender.[3]
Woran Sie eine E-Rechnung erkennen
Eine E-Rechnung liegt in einem strukturierten elektronischen Format vor, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.[1] Die Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen die Anforderungen, ZUGFeRD aber nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.[3]
Eine XRechnung ist eine XML-Datei für die maschinelle Verarbeitung.[3] Mit einer Visualisierungsanwendung können Sie sie lesbar anzeigen.[3]
Ein ZUGFeRD-Dokument fasst einen Datensatz und eine lesbare PDF-Ansicht in einer Datei zusammen.[3] Weichen beide voneinander ab, gelten die Daten des strukturierten Teils.[3]
Ein PDF ohne eingebetteten Datensatz, ein Bild oder eine Rechnung im Text einer E-Mail ist keine E-Rechnung.[3]
Welche Rechnungen noch auf Papier kommen dürfen
Für Leistungen aus 2025 und 2026 darf der Absender bis zum 31. Dezember 2026 auf Papier abrechnen.[2] Für ein PDF braucht er Ihre Zustimmung.[2]
Für Leistungen aus 2027 gilt das bis Ende 2027 nur noch für Absender mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr.[2] Rechnungen per EDI bleiben in diesem Jahr mit Ihrer Zustimmung erlaubt.[2]
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen auch danach auf Papier kommen.[5]
Ihre Zustimmung zu einem PDF braucht keine besondere Form.[3] Sie kann auch darin liegen, dass Sie solche Rechnungen ohne Widerspruch annehmen.[3]
Was für den Vorsteuerabzug zählt
Besteht eine Pflicht zur E-Rechnung, erfüllt nur eine E-Rechnung die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung.[3] Eine Papier- oder PDF-Rechnung berechtigt dann dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug.[3]
Unter welchen Voraussetzungen der Abzug trotzdem möglich ist, regelt Abschnitt 15.2a Abs. 1a des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses.[3] Klären Sie solche Fälle mit Ihrer Steuerberatung.
Prüfen Sie eingehende E-Rechnungen auf vollständige Angaben und ein zulässiges Format.[3] Dafür eignet sich nach der Finanzverwaltung eine Validierungsanwendung.[3]
Aufbewahren
Rechnungen, die Sie erhalten, bewahren Sie acht Jahre auf.[4] Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Absender die Rechnung ausgestellt hat.[4]
Bewahren Sie eine Rechnung grundsätzlich in dem Format auf, in dem Sie sie empfangen haben.[3] Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen.[3]
Für die Umsatzsteuer ist es regelmäßig kein Verstoß, E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Systems zu speichern.[3] Für andere Zwecke als die Umsatzsteuer verweist die Finanzverwaltung auf die GoBD.[3]
Rechtsgrundlage
- Umsatzsteuergesetz, § 14 Abs. 1 und 2 zuletzt geändert durch Gesetz vom 29. Juni 2026 gesetze-im-internet.de
- Umsatzsteuergesetz, § 14b Abs. 1 zuletzt geändert durch Gesetz vom 29. Juni 2026 gesetze-im-internet.de
- Umsatzsteuergesetz, § 27 Abs. 38 zuletzt geändert durch Gesetz vom 29. Juni 2026 gesetze-im-internet.de
- Bundesministerium der Finanzen, Schreiben zur obligatorischen E-Rechnung vom 15. Oktober 2025 bundesfinanzministerium.de
Was Sie jetzt tun müssen
-
Legen Sie fest, wo E-Rechnungen ankommen. Ein vorhandenes E-Mail-Postfach genügt, teilen Sie die Adresse Ihren Lieferanten mit.[3]
-
Sorgen Sie dafür, dass Sie XRechnung und ZUGFeRD lesen können. Für XML-Dateien hilft eine Visualisierungsanwendung.[3]
-
Prüfen Sie Angaben und Format, bevor Sie die Vorsteuer abziehen. Eine Validierungsanwendung zeigt Format- und Geschäftsregelfehler.[3]
-
Entscheiden Sie bewusst, ob Sie in der Übergangszeit PDF-Rechnungen annehmen. Auch eine widerspruchslose Annahme kann als Zustimmung gelten.[3]
-
Fordern Sie eine E-Rechnung an, wenn Sie nach Ablauf der Übergangsregel Papier oder ein PDF bekommen. Sonst fehlt Ihnen dem Grunde nach eine ordnungsgemäße Rechnung.[3]
-
Archivieren Sie den strukturierten Teil unverändert und acht Jahre lang.[3][4]
Häufige Fragen
Ja. Für den Empfang per E-Mail ist kein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen nötig.[3]
Nein. Wer eine E-Rechnung nicht empfangen kann oder ablehnt, hat keinen Anspruch auf eine andere Rechnungsform.[3]
Dann gehen die Daten des strukturierten Teils denen der Bilddatei vor.[3]
Nein. Bei einer E-Rechnung müssen Sie zumindest den strukturierten Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahren.[3]
Quellen
-
[1]
Umsatzsteuergesetz (UStG) § 14 Abs. 1 Satz 3 bis 5, Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 und 2
-
[2]
Umsatzsteuergesetz (UStG) § 27 Abs. 38 Nr. 1 bis 3
-
[3]
Bundesministerium der Finanzen, Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur obligatorischen E-Rechnung Rn. 61 und Anwendungsregelung; Umsatzsteuer-Anwendungserlass Abschnitt 14.1 Abs. 2, 4, 5, 7, 8, 12 bis 14, Abschnitt 14.4 Abs. 3, Abschnitt 14b.1 Abs. 1, Abschnitt 15.2a Abs. 1, 1a und 6 in der Fassung dieses Schreibens
-
[4]
Umsatzsteuergesetz (UStG), § 14b Abs. 1 Aufbewahrung von Rechnungen
-
[5]
Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) § 33 Satz 4, § 34 Abs. 1 Satz 2, § 34a Satz 4
Quellen geprüft am 01.10.2026.